تنخواه گردان

آیا تابه‌حال فکر کرده‌اید که شرکت‌های بزرگ و کوچک چگونه هزینه‌های جزئی و پیش‌بینی نشده روزانه خود، از خرید لوازم اداری گرفته تا کرایه تاکسی یک مأموریت اضطراری، را به شکلی منظم و قانونی مدیریت می‌کنند؟ پاسخ در یکی از مهم‌ترین مفاهیم حسابداری مالی نهفته است: تنخواه گردان.

تنخواه گردان که گاهی به آن صندوق جزئی یا پیش‌پرداخت نقدی نیز گفته می‌شود، ابزاری حیاتی برای حفظ چابکی مالی یک سازمان است. این سیستم به کسب‌وکار اجازه می‌دهد تا بدون معطل شدن برای طی کردن فرایندهای پیچیده تأیید پرداخت‌های بزرگ، به سرعت به نیازهای نقدی فوری پاسخ دهد. در ادامه، با این مفهوم، انواع آن و بهترین روش‌ها برای استفاده بهینه از تنخواه گردان آشنا خواهید شد.

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

در تعاریف حسابداری، تنخواه گردان (Petty Cash) یک مبلغ ثابت و مشخصی از پول نقد است که به یک فرد معتمد (مسئول تنخواه گردان) واگذار می‌شود تا هزینه‌های جزئی و پیش‌بینی نشده‌ای را که انجام آن‌ها با چک، حواله بانکی یا کارت اعتباری شرکت مقرون به صرفه یا امکان‌پذیر نیست، پوشش دهد.

هدف اصلی تنخواه گردان، افزایش سرعت عملیات و کاهش بوروکراسی اداری برای پرداخت‌های کوچک است. به جای اینکه برای خرید یک بسته خودکار یا هزینه چاپ فوری، فرایند درخواست و تأیید خرید طی شود، مسئول تنخواه با استفاده از این مبلغ، هزینه را پرداخت کرده و سپس رسیدها و فاکتورهای خود را برای بازپرداخت یا شارژ مجدد به بخش حسابداری ارائه می‌دهد.

از منظر حسابداری، تنخواه گردان در ترازنامه به عنوان یک دارایی جاری (دارایی‌های نقدی) ثبت می‌شود. این حساب تا زمانی که مبلغ آن شارژ مجدد نشود، ثابت باقی می‌ماند؛ در زمان شارژ، حساب تنخواه بدهکار و حساب بانک یا صندوق اصلی بستانکار می‌شود.

انواع تنخواه گردان کدام‌اند؟

روش‌های مدیریت تنخواه گردان در سازمان‌ها متفاوت است و معمولاً به دو روش اصلی تقسیم‌بندی می‌شود که هر کدام مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند:

۱. تنخواه گردان ثابت

این رایج‌ترین و استانداردترین روش است. در این سیستم، مبلغ تنخواه گردان همواره یک مبلغ ثابت است.

• نحوه کار: مبلغ اولیه به مسئول تنخواه داده می‌شود. هر بار که هزینه‌ای انجام می‌شود، مسئول رسیدها را جمع‌آوری کرده و درخواست شارژ مجدد به اندازه مبلغ مصرف شده را ارائه می‌دهد. در این مرحله، مبلغی به او داده می‌شود که مجموع پول نقد باقیمانده و رسیدهای ارائه شده، برابر با مبلغ اولیه تنخواه شود.

تصور کنید مبلغ تنخواه گردان حسابداری در یک شرکت معادل 60000000 ریال در تاریخ 1 مهرماه شارژ شود:

اگر تنخواه‌دار تا تاریخ 15 مهرماه هزینه‌هایی معادل 23000000 ریال در طی دوره مالی هزینه نماید، ثبت حسابداری این هزینه‌ها به شرح زیر است:

بستن حساب تنخواه گردان ثابت

بستن حساب تنخواه گردان ثابت به معنای اطمینان از تطابق کامل مانده نقد با رسیدهای ثبت شده و بازگرداندن مبلغ باقیمانده به صندوق اصلی است تا شفافیت مالی کامل در پایان دوره یا تغییر مسئول، تضمین شود. برای بستن موفقیت‌آمیز تنخواه گردان ثابت، باید تمامی اسناد هزینه تأیید و مبلغ باقی‌مانده به طور کامل با دفاتر حسابداری مطابقت داده شود که این کار از طریق ثبت یک سند نهایی انجام می‌پذیرد.

۲. تنخواه گردان متغیر

در این روش، مبلغ تنخواه گردان ثابت نیست و بر اساس نیازهای لحظه‌ای تغییر می‌کند.

• نحوه کار: مسئول تنخواه هر بار که نیاز به پول نقد دارد، درخواست مبلغ جدیدی می‌کند. حسابداری ممکن است برای او مبلغی کمتر یا بیشتر از مبلغ مصرف شده قبلی واریز کند.

تصور کنید مبلغ تنخواه گردان حسابداری در یک شرکت معادل  60000000 ریال در تاریخ 1 مهرماه شارژ شود:

اگر تنخواه‌دار تا تاریخ 15 مهرماه هزینه‌هایی معادل 23000000 ریال در طی دوره مالی هزینه نماید، ثبت حسابداری این هزینه‌ها به شرح زیر است:

سپس دوباره حساب تنخواه گردان معادل مبالغ کسر شده، شارژ می‌شود.

بستن تنخواه گردان متغیر

بستن حساب تنخواه گردان متغیر مستلزم تطبیق دقیق تمامی هزینه‌های صورت‌گرفته با موجودی نقدی باقیمانده و سپس شارژ مجدد بر اساس نیازهای آتی است که این امر نیازمند دقت نظارتی بیشتری نسبت به روش ثابت است. برای نهایی‌سازی حسابداری تنخواه متغیر، باید رسیدهای تأیید نشده نهایی را به دقت بررسی کرده و مابه‌التفاوت را به عنوان هزینه نهایی شناسایی کنید تا گزارش مالی نهایی شما کاملاً دقیق باشد.

معرفی دوره حسابداری مالی پایه

آیا به دنبال تسلط کامل بر اصول حسابداری هستید؟ دوره جامع حسابداری پایه ما، نقش شما را به عنوان یک متخصص مالی معتبر تضمین می‌کند. از ثبت اسناد روزمره تا درک عمیق صورت‌های مالی، ما مسیر یادگیری شما را روشن می‌سازیم. در این دوره، مفاهیم حیاتی مانند تنخواه گردان (شامل روش‌های ثابت و متغیر) به صورت کاربردی آموزش داده می‌شود تا بتوانید مدیریت وجوه نقد و کنترل‌های داخلی شرکت را به درستی پیاده‌سازی کنید.

با یادگیری روش‌های دقیق بستن حساب‌ها، دیگر نگران مغایرت‌های مالی نخواهید بود. با شرکت در این دوره، دانش فنی خود را ارتقا داده و با اطمینان کامل وارد بازار کار شوید. اکنون ثبت ‌نام کنید و اولین قدم را برای تبدیل شدن به یک حسابدار حرفه‌ای بردارید.

نتیجه‌گیری