مؤدیان در استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
سلام رفیق مودی!
اگر تابه‌حال درگیر کاغذ بازی‌ها و تحریر دفاتر فیزیکی بوده‌اید، خبر خوب اینکه دورانش تمام شده! از سال ۱۴۰3 به بعد، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی آمده تا کار را برای همه، از کسب و کارهای کوچک گرفته تا شرکت‌های بزرگ، راحت کند.
هدف اصلی این سامانه چیست؟ شفاف‌سازی فرایندهای مالیاتی به صورت کاملاً الکترونیکی و دیجیتال و البته حذف کاغذ! در این راهنمای جامع قدم به قدم یاد می‌گیریم چطور با ابزاری که همیشه در دست داریم، یعنی اکسل (یا CSV)، دفاتر خود را بدون دردسر و کاملاً قانونی ثبت و ارسال کنیم.
چرا دفاتر الکترونیکی اجباری شد؟
دفاتر الکترونیکی اجباری شدند تا ثبت اطلاعات مالی با دقت و شفافیت بیشتری صورت گیرد. در گذشته، استفاده از دفاتر کاغذی احتمال خطا، ثبت ناقص اطلاعات یا دشواری در رسیدگی مالیاتی را افزایش می‌داد. اما با ثبت الکترونیکی، اطلاعات مالی به صورت منظم، قابل پیگیری و استاندارد ثبت می‌شود و فرایند بررسی و رسیدگی نیز سریع‌تر و دقیق‌تر خواهد بود. این تغییر به کسب و کارها کمک می‌کند تا مدیریت مالی خود را بهتر انجام دهند و مستندات معتبر و قابل اعتماد در اختیار داشته باشند.
نحوه کار با سامانه دفاتر الکترونیکی
سازمان مالیاتی کار را خیلی راحت کرده است. دیگر نیازی نیست تک، تک تراکنش‌ها را در پورتال وارد کنید. تنها راه ورود اطلاعات برای دفاتر الکترونیکی، استفاده از فایل اکسل (XLSX) یا CSV خواهد بود.
مراحل کار با سامانه دفاتر الکترونیکی بسیار ساده و به صورت زیر است:
1.ورود به سامانه مالیاتی و احراز هویت
وارد سامانه شوید (مراجعه به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir)) گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب کنید و اطلاعات هویتی و کسب و کار خود را تکمیل نمایید.
2.دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید
قالب اکسل شامل اطلاعاتی مثل کد حساب کل، عنوان حساب کل، کد حساب معین، عنوان حساب معین، کد حساب تفصیلی، عنوان حساب تفصیلی، گردش بدهکار (ریال)، گردش بستانکار (ریال) و تاریخ گردش حساب است که باید برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی آنها را کامل کنید.
3.دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
برای اینکه بتوانید فایل اکسل را تکمیل کنید، لازم است موارد زیر را در نظر بگیرید:
✅ فقط در یک شیت اکسل اطلاعات را قرار دهید.
✅ عنوان و ترتیب ستون‌ها با قالب سامانه مطابقت داشته باشد.
✅ ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
✅ در هر سطر، فقط یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار حاوی مقدار باشد.
✅ فایل‌های دارای 1000 رکورد، لازم است با فرمت CSV بارگذاری شوند.
✅ فرمت تاریخ گردش به صورت YYYY/MM/DD مثل 10/11/1403 باشد.
✅ تاریخ گردش هر سطر لازم است در محدود بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد.
4.فرایند بارگذاری فایل
در این مرحله ابتدا لازم است تنظیماتی را انجام دهید. پس موارد زیر را در نظر بگیرید:
قبل از بارگذاری فایل مواردی مانند نوع فایل اکسل یا CSV، فرمت جداکننده (Delimiter)در صورت انتخاب فرمت (CSV)، تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها و همچنین کد رهگیری دفتر پلمپ شده (از لیست قابل انتخاب) را مشخص نمایید.
5.بارگذاری و پیش نمایش فایل
در این مرحله، فایل خود را بارگذاری کنید. البته با در نظر گرفتن نکات زیر:
✅ فایل‌ها فقط با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
✅ ترتیب و عنوان ستون‌ها باید با فایل قالب اکسل مطابقت داشته باشد.
✅ اگر نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین شده در مرحله قبل تطبیق نداشته باشد، سامانه آن را بارگذاری نمی‌کند.
✅ بعد از بارگذاری، 10 سطر اول فایل به عنوان پیش نمایش، نشان داده می‌شود.
6.بارگذاری و پیش نمایش فایل
در این مرحله، فایل خود را بارگذاری کنید. البته با در نظر گرفتن نکات زیر:
✅ فایل‌ها فقط با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
✅ ترتیب و عنوان ستون‌ها باید با فایل قالب اکسل مطابقت داشته باشد.
✅ اگر نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین شده در مرحله قبل تطبیق نداشته باشد، سامانه آن را بارگذاری نمی‌کند.
✅ بعد از بارگذاری، 10 سطر اول فایل به عنوان پیش نمایش، نشان داده می‌شود.
7.مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری شده
در صفحه اصلی سامانه، جدولی با نام تاریخچه بارگذاری اطلاعات به شما نشان داده می‌شود که حاوی اطلاعات شامل کد رهگیری دفتر پلمب شده، تاریخ پایان سال مالی، بازه زمانی گردش حساب‌ها، تاریخ بارگذاری فایل، وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)، آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری و آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر) است.
الزامات فنی فایل برای بارگذاری:
برای اینکه سامانه دفاتر الکترونیکی، فایل شما را بپذیرد، حتماً به نکات فنی زیر دقت کنید:
✔️ حجم و تعداد رکورد: اگر فایل شما بیش از ۱۰۰۰ رکورد دارد، حتماً باید آن را با فرمت CSV ذخیره و آپلود کنید. حجم فایل CSV نباید از ۱۰۰ مگابایت تجاوز کند.
✔️ ساختار شیت: تمام اطلاعات باید فقط در یک صفحه (شیت) قرار گیرد. شیت اضافی به معنی رد شدن فایل است.
✔️ قالب‌بندی ستون‌ها: عنوان و ترتیب ستون‌ها باید دقیقاً مطابق با قالبی باشد که سامانه ارائه می‌دهد. تغییر نام یا جابه‌جایی ستون‌ها ممنوع!
✔️ ستون‌های اختیاری: ستون‌های «کد حساب معین»، «عنوان حساب معین» و «شرح» اختیاری هستند، اما هر چقدر جزئیات بیشتری بدهید، کارتان راحت‌تر است.
✔️ تجمیع رویدادها: اگر چند رویداد در یک تاریخ و یک حساب خاص رخ داده، برای جلوگیری از تکرار، آنها را در یک ردیف با تاریخ یکسان تجمیع کنید.
✔️ محدودیت شرح: در ستون «شرح»، حداکثر می‌توانید ۲۵۵ کاراکتر تایپ کنید. بیشتر شود، بریده می‌شود یا خطا می‌گیرید.
مهم‌ترین قسمت، نحوه وارد کردن اطلاعات در اکسل است. این ستون‌ها باید دقیقاً رعایت شوند:
| ردیف | تاریخ | کد حساب کل | عنوان حساب کل | کد حساب معین | عنوان حساب معین | شرح | مبلغ بدهکار (ریال) | مبلغ بستانکار (ریال) |
| 1 | 01/01/1404 | ۱۰۰۰۰ | دارایی‌ها | ۱۱۰۰۰۰ | نقد و بانک | دریافت وجه از مشتری الف | ۵۰۰۰۰۰۰۰ | |
| 2 | 01/01/1404 | ۴۰۰۰۰ | بدهی‌ها | ۴۲۰۰۰۰ | حساب‌های پرداختنی | پرداخت به تأمین‌کننده ب | ۲۵۰۰۰۰۰۰ |
نکات حیاتی در مورد مبالغ و تاریخ:
🔴 واحد پول: تمام مبالغ بدهکار و بستانکار فقط و فقط باید عددی و به ریال وارد شوند.
🔴 تراز بودن: در هر ردیف، جمع بدهکار و بستانکار باید برابر باشد (یعنی اگر بدهکار دارید، بستانکار باید صفر باشد و بالعکس).
🔴 فرمت تاریخ: تاریخ‌ها باید دقیقاً به فرمت روز.ماه.سال وارد شوند (مثلاً 01/01/1404).
🔴 محدوده زمانی: آخرین تاریخ فایل شما باید دقیقاً با محدوده زمانی تعیین شده برای بارگذاری مطابقت داشته باشد (مثلاً اگر برای ۶ ماه اول ۱۴۰۴ اقدام می‌کنید، آخرین تاریخ فایل نباید از پایان آن دوره بگذرد).
مهلت‌های مهم
بعد از آماده‌سازی فایل، باید بدانید چه زمانی و برای چه سال مالی باید اقدام کنید:
🔴 برای سال مالی ۱۴۰۳: مهلت نهایی بارگذاری دفاتر الکترونیکی معمولاً تا ۳۱/۰۶/۱۴۰۴ است.
🔴 برای سال مالی ۱۴۰۴ (شش ماه اول): مهلت معمولاً تا پایان ۳۰/۰۸/۱۴۰۴ در نظر گرفته می‌شود.
🔴 برای سال مالی ۱۴۰۴ (شش ماه دوم): برای اشخاص حقیقی تا ۳۱/۰۳/۱۴۰۵ و برای اشخاص حقوقی تا ۳۱/۰۴/۱۴۰۵ مهلت در نظر گرفته می‌شود (این مهلت‌ها بر اساس تغییرات سالیانه ممکن است تغییر کند، اما باید به محدوده اعلامی توجه کنید).
قوانین مربوط به دفاتر قانونی
بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم و قانون تجارت، تمام شرکت‌ها ملزم به نگهداری از دفاتر پملپ شده هستند و باید قوانین زیر را رعایت کنند:
ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم:
⏺ اشخاص مشمول لازم است برای تعیین درآمد مشمول مالیات، دفاتر قانونی خود را نگهداری کنند.
مواد قانون تجارت:
⏺ ماده 6: هر تاجری به استثنای کسبه جزء موظف به داشتن دفاتر روزنامه، دارایی، کل و کپیه است.
⏺ ماده 11: دفاتر لازم است قبل از استفاده به وسیله نماینده اداره ثبت امضا شوند.
⏺ ماده 14: دفاتر تجاری اگر مطابق قانون تنظیم شده باشند، دارای سندیت هستند.
طبق قوانین مالیاتی و تجاری، مدت زمان نگهداری دفاتر قانونی به صورت زیر خواهد بود:
ماده 157 قانون مالیات‌های مستقیم: حداقل 5 سال نگهداری دفاتر برای رسیدگی مالیاتی الزامی است.
ماده 13 قانون تجارت: دفاتر لازم است حداقل 10 سال نگهداری شوند.
مطابق ماده 193 قانون مالیات‌های مستقیم در صورت جریمه مالیاتی عدم نگهداری دفاتر قانونی به صورت زیر است:
⏺ عدم تسلیم دفاتر قانونی باعث جریمه 20% مالیات خواهد شد.
⏺ عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی در دوره معافیت، موجب از دست رفتن معافیت‌های مالیاتی می‌شود.
معرفی حسابداری مالی پایهببینید دوستان، وارد کردن اعداد در اکسل کار آسانی است، اما اگر بلد نباشید که چرا آن عدد را در ستون بدهکار گذاشتید یا اصلاً آن تراکنش باید در کدام حساب ثبت شود، فردا که سازمان مالیاتی فایل شما را چک کرد، به مشکل می‌خورید. فرض کنید در سند حسابداری‌تان، پول دریافتی از مشتری را به جای اینکه در حساب «بانک» ثبت کنید، به اشتباه در حساب «هزینه‌ها» زده‌اید! اینجا کار خراب می‌شود. هدف ما این نیست که فقط یک فایل بفرستیم؛ هدف این است که دفاتر ما قانونی و بی‌اشکال باشد. برای همین است که می‌گوییم قبل از نوشتن دفاتر الکترونیکی، یک بار در دوره «حسابداری مالی پایه» شرکت کنید. این دوره مثل یک نقشه راه است که به شما یاد می‌دهد: ⏺ استخوان‌بندی دفاتر چیست: یعنی ساختار حساب‌های کل، معین و تفصیلی چطور است. ⏺ قانون دو طرفه: بفهمید که چرا هر تراکنش باید بدهکار و بستانکار مساوی داشته باشد. ⏺ سلاح شما در برابر اشتباه: با گذراندن این دوره، خودتان می‌توانید چک کنید که آیا فرمت اکسل شما واقعاً مالی است یا فقط یک جدول پر شده. |
نتیجهگیریاستفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی برای مؤدیان در واقع فرصتی است به منظور ایجاد نظم، شفافیت و اطمینان بیشتر در امور مالی. ثبت اطلاعات در این سامانه باعث می‌شود سوابق مالی به شکل دقیق و قابل پیگیری ذخیره شود و در زمان رسیدگی‌های مالیاتی نگرانی کمتری وجود داشته باشد. علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، این روش موجب صرفه جویی در زمان و سهولت در مدیریت داده‌ها می‌شود. در نتیجه، کسب و کار با آرامش بیشتری فعالیت می‌کنند و مستندات آن قابل اعتماد و منظم خواهد بود. این تغییر مسیری رو به جلو برای مدیریت حرفه‌ای امور مالی محسوب می‌شود. |
