روش نگهداری کالا در انبار

سلام به شما دوست عزیز کارآفرین و مدیر پرتلاش!

اگر کسب‌وکاری دارید که با کالا سروکار دارد، احتمالاً این جمله را هزاران بار شنیده‌اید: “موجودی کالا، سرمایه سرگردان است.” انبار شما معدن طلا یا باتلاق پول نقد شماست؛ بستگی دارد چطور آن را مدیریت کنید.

در این مقاله می‌خواهیم دو روش اصلی نگهداری موجودی کالا در انبار را به ساده‌ترین زبان ممکن برایتان توضیح دهیم و بگوییم چطور باید اسناد حسابداری مربوط به هر کدام را ثبت کنید تا همیشه بدانید چقدر سود کرده‌اید و چقدر کالا دارید.

چرا باید حواسمان به انبار باشد؟

مدیریت موجودی فقط شمردن جعبه‌ها نیست. این کار مستقیماً روی نقدینگی و سود و زیان شما تأثیر می‌گذارد. اگر کالای کم داشته باشید، مشتری را از دست می‌دهید و اگر زیاد داشته باشید، سرمایه‌تان در انبار خاک می‌خورد و هزینه نگهداری بالا می‌رود.

در حسابداری، برای اینکه بفهمیم پایان سال چقدر سود کرده‌ایم، باید دو چیز را دقیق محاسبه کنیم:

1. بهای تمام شده کالای فروش رفته: یعنی دقیقاً چقدر هزینه کرده‌ایم تا کالایی که فروخته‌ایم را به دست مشتری برسانیم.
2. ارزش موجودی پایان دوره: یعنی ارزش کالایی که هنوز در انبار مانده است.

برای رسیدن به این دو عدد، دو روش اساسی وجود دارد که باید بسته به نوع کسب‌وکارتان یکی را انتخاب کنید: روش دائمی و روش ادواری.

دو روش کلیدی نگهداری موجودی (دائمی در مقابل ادواری)

انتخاب روش حسابداری شما، نحوه ثبت رویدادها را تعیین می‌کند.

۱. روش دائمی

این روش مثل یک سیستم ردیاب زنده است! هر اتفاقی که در انبار می‌افتد (خرید، فروش، برگشت)، بلافاصله در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود. در روش دائمی، موجودی کالا یک حساب دارایی بوده که دائماً در حال تغییر است. مهم‌تر از همه، به محض اینکه کالایی را می‌فروشید، هم‌زمان دو ثبت انجام می‌دهید:

1. ثبت فروش (ثبت درآمد).
2. ثبت خروج کالا از انبار و شناسایی هزینه‌اش (بهای تمام شده کالای فروش رفته).

چه زمانی مناسب است؟ برای فروشگاه‌های بزرگ، شرکت‌های دارای نرم‌افزار حسابداری پیشرفته، و کالاهایی که نیاز به کنترل لحظه‌ای دارند.

۲. روش ادواری

این روش سنتی‌تر و ساده‌تر است. شما در طول سال فقط خرید و فروش را ثبت می‌کنید، اما موجودی انبار را فعلاً دست نمی‌زنید! کنترل واقعی موجودی فقط در پایان دوره مالی (مثلاً پایان سال) انجام می‌شود. در طول دوره مالی، حساب “موجودی کالا” دست‌نخورده باقی می‌ماند. همه خریدها در یک حساب موقت به نام “خرید” ثبت می‌شود.

چه زمانی مناسب است؟ برای کسب‌وکارهای کوچک با حجم معاملات کم که نمی‌خواهند برای هر فروش سند هزینه ثبت کنند.

روش دائمی و ادواری: (کدام برای کسب‌وکار شما بهتر است؟)

اگر بخواهیم صادق باشیم، هر سیستمی یک سری پیچیدگی‌ها و راحتی‌هایی دارد. انتخاب شما باید بر اساس نیازهای روزانه انبارتان باشد.

۱. روش دائمی: مثل یک رادار همه چیز را می‌بیند!

مزایا (چرا عالی است؟):

• کنترل لحظه‌ای: بزرگ‌ترین مزیت این روش این است که شما در هر لحظه می‌دانید چقدر کالا دارید و ارزش آن چقدر است. این یعنی دیگر با کمبود ناگهانی یا کسری انبار مواجه نمی‌شوید.
• شناسایی سریع: چون به محض فروش، بهای تمام شده کالای فروش رفته را ثبت می‌کنید، سود ناخالص شما در هر لحظه دقیق محاسبه شده است. این برای تصمیم‌گیری‌های سریع فروش حیاتی است.

معایب (کجا گیر می‌کنیم؟):

• نیاز به تکنولوژی: برای اجرای صحیح، حتماً به نرم‌افزار، بارکدخوان یا سیستم شمارش قوی نیاز دارید.
• هزینه ثبت: هر خرید و هر فروش نیاز به دو ثبت مجزا در دفاتر دارد که زمان‌برتر است.

۲. روش ادواری: سادگی در معاملات روزانه

مزایا (چرا ساده است؟):

• سادگی ثبت: در طول سال فقط روی درآمد (فروش) تمرکز می‌کنید. ثبت‌های خرید و فروش ساده هستند و حساب موجودی کالا دست‌نخورده می‌ماند.
• مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک: اگر حجم معاملات شما کم است، این روش نیاز به پیچیدگی‌های نرم‌افزاری ندارد و با یک دفتر کل ساده قابل مدیریت است.

معایب (کجا ضرر می‌کنیم؟):

• عدم اطلاع لحظه‌ای: بزرگ‌ترین مشکل این است که تا پایان دوره مالی، نمی‌توانید بهای تمام شده کالا را دقیق محاسبه کنید. ممکن است موجودی شما کسری داشته باشد؛ اما تا پایان سال متوجه نشوید.
• اتکای کامل به انبارگردانی: برای رسیدن به سود نهایی، حتماً باید در پایان دوره، انبار را صفر تا صد بشمارید (انبارگردانی فیزیکی) و محاسبات را انجام دهید.

بنابراین:

• اگر دنبال مدیریت موجودی کالای مدرن هستید؛ روش دائمی با ردیابی لحظه‌ای برنده است.
• اگر سادگی ثبت روزانه اولویت شماست، روش ادواری را انتخاب کنید.

نمونه ثبت سند حسابداری برای خرید کالا

برای نگهداری کالا در انبار، در حسابداری ما دو روش ثبت زدن برای انبار داریم؛ یکی روش دائمی و دیگری ادواری. البته منظور از این نگهداری به صورت فیزیکی نیست، بلکه از نظر حسابداری، می‌توان موجودی کالا را در دو حساب مختلف ثبت نمود.

تفاوت روش‌های دائمی و ادواری در ثبت‌های حسابداری

• نمونه سند حسابداری خرید کالا

تفاوت: در روش دائمی حساب موجودی کالا بدهکار می‌شود، اما در روش ادواری هنگام خرید کالا حساب خرید بدهکار می‌شود.

روش دائمی

روش ادواری

• نمونه سند حسابداری برگشت خرید کالا

تفاوت: در روش دائمی از حساب موجودی کالا استفاده می‌شود، اما در روش ادواری هنگام برگشت خرید کالا از حسابی به نام برگشت از خرید و تخفیفات استفاده می‌کنیم.

روش دائمی

روش ادواری

• نمونه سند حسابداری تخفیفات نقدی خرید

تفاوت: در روش دائمی تخفیفات نقدی خرید در حساب موجودی کالا ثبت می‌شود، اما در روش ادواری در حساب تخفیفات نقدی خرید ثبت می‌شود.

روش دائمی

روش ادواری

• نمونه سند حسابداری هزینه حمل کالای خریداری شده

تفاوت: در روش دائمی هزینه حمل کالای خریداری شده در حساب موجودی کالا ثبت می‌شود، اما در روش ادواری این هزینه در حسابی به نام هزینه حمل کالای خریداری شده ثبت می‌شود.

روش دائمی

روش ادواری

• نمونه سند حسابداری فروش کالا

تفاوت: در روش دائمی علاوه بر ثبت فروش کالا، باید بهای تمام شده کالای فروش رفته را هم ثبت کنیم، اما در روش ادواری فروش کالا در حسابی به نام فروش کالا ثبت می‌شود.

روش دائمی

روش ادواری

• نمونه سند حسابداری برگشت از فروش کالا

تفاوت: در روش ادواری برگشت از فروش در حساب برگشت از فروش و تخفیفات ثبت می‌شود، اما در روش دائمی نیز در همین حساب ثبت می‌شود، البته باید بهای تمام شده کالای فروش رفته آن را هم ثبت کنیم.

روش دائمی

روش ادواری

معرفی دوره حسابداری مالی پایه

اگر همیشه فکر می‌کردید حسابداری یک زبان پیچیده و مخصوص حسابدارهاست، سخت در اشتباه بودید! دوره آموزش حسابداری مالی پایه ما دقیقاً برای شما طراحی شده است تا این دیوار ترس را بشکنید. دیگر لازم نیست با شنیدن کلماتی مثل «بدهکار و بستانکار»، «ترازنامه» یا «صورت سود و زیان» احساس سردرگمی کنید.

در این دوره، ما از صفر و با مثال‌های کاملاً کاربردی به شما یاد می‌دهیم که چگونه جریان پول در هر کسب‌وکاری (از مغازه کوچک تا استارتاپ) را به زبان اعداد بخوانید. با یادگیری مفاهیم اصلی حسابداری مالی، نه تنها می‌توانید وضعیت مالی شرکت خود را دقیق ارزیابی کنید، بلکه در مصاحبه‌های شغلی هم با اعتماد به نفس کامل در مورد اصول حسابداری صحبت خواهید کرد. این دوره دروازه ورود شما به دنیای مدیریت مالی و کسب سواد مالی است؛ جایی که دیگر هیچ عددی شما را غافلگیر نخواهد کرد!